Excelからkintoneにしてよかったこと・悪かったこと【管理台帳編】

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はろー。かなへいだよ。
今日は、弊社の情シスでkintoneを使ってPC管理を行っている話をしたいと思います。

同じように情シスの人はもちろん、管理系の部署の方には参考になるんじゃないかなーーと思うので、
ぜひご覧くださいー!

kintone化したきっかけ

弊社は200人規模の会社なので、情シス部門はアウトソースせず、社内に部門を立てています。
社内のPC、ライセンス、ネットワーク、システムなどの管理に
もともとはExcelを使って台帳管理をしていました。

管理台帳のExcelにはマクロ、関数ががっつり組まれていて、
なかなかヘビーなExcelでした。

そんな台帳が、ある日急に真っ白になり、データが全部消えてしまいました!!

原因としては、マクロや関数が組まれたExcelをソートしたまま閉じたら、
稀にファイルが壊れることがあるそう。

一応バックアップを取っていたので、復元はできたんですが、
今後同じようなことが起こる前に、Excelをやめたい。

となったときの移行先として浮上したのがkintoneでした。

kintoneに移行して良かったこと

壊れなくなった!

まずは、どれだけデータを入れても、どれだけ編集しても何人の人が一斉に開いても
一切壊れなくなったことです(これ重要)
そもそもデータが消えてしまっては、台帳の意味をなさなくなるので、
データが壊れずに存在し続けるということ自体がとても大切です。

変更履歴が自動で残るようになった

Excelは、誰がいつ、どのセルをどのように変更したかの履歴は残されていません。
そのため、過去の経緯を遡ることが不可能でした。
kintoneにしてから、変更履歴を自動で残すことができるようになったので、
誰がいつ、どの項目をどのように変更したかを確認することが出来るようになり、
棚卸や管理が非常に便利になりました。

検索がスムーズにできるようになった

kintoneでは、よく使う絞り込みを一覧として登録しておき、
いつでもだれでもその絞り込み内容で最新データを絞り込むことが出来るので、
すぐに探したいスペックのPCを探すことが出来ます。

また、弊社で提供している情報検索プラグインを追加することで、
一覧に表示された検索ボックスにPC番号や利用者名を入力するだけで、
目的のデータをすぐに探せるようになりました。

kintoneに移行してイマイチだったこと

正直、管理台帳レベル(表形式のExcelで1列1項目という使い方)であれば、
kintone化して不便だったことはほとんどありません。

マクロや関数でやっていたことも、すべてJavaScriptで代用可。なので、
機能として持っていけなかったものは特にないです。

まとめ

今Excelで管理している台帳(1列1項目として表形式にデータを持っているような台帳)をお持ちの方は、
ぜひkintone化することを検討してみてください!

―――――――――kintoneでお困りの方はぜひご連絡ください!!―――――――――

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かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。