kintone活用事例の頂点が決まる!kintoneAWARD2018 参加レポ

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みなさんこんにちは!かなへいだよ(^v^)

11月7日、8日に開催された【CybozuDays2018東京】

今回は第2弾として、「kintoneAWARD2018 ファイナリスト事例公演」のレポをするよ!

コミュニケーションを重視したkintone導入!決めた二つの事とは?

登壇者

▼スピーカー
kintonehive 福岡会場代表

株式会社カクイックス
福里 直也氏

内容

カクイックスでは入院セットサービス(入院時に必要な物資をレンタルすることができるサービス)を提供しており、
そのサービスにkintoneが活用されているそうだ。

もともとはデジエ8とサイボウズOfficeの二つのツールを使っていたが、
福里さんはkintoneを初めて見たとき、「デジエとOfficeのいいとこどりだ!」と思ったと言う。

kintoneを導入することが決まったが、導入期間はたった1ヶ月。
さらに導入に関する条件が2つもあった。

1ヶ月という期間で、さらに2つの条件を踏まえつつ効果的にkintoneを導入できるようにするには?
そう考えた結果、福里さんは以下の2つを自分の中のルールとして定めた。

まず、使わないであろうフィールド、アプリ、スペースは追加しない。
あくまでも必ず使うものだけを追加する。
(このフィールドも一応いれとこうはNG)
こうすることでユーザーの負担を徹底的に下げた。
「選べばいい。押せばいい。」など最低限のアクションでやりたいことが実現できるようにした。

また、福里さんはコミュニケーションを重視するため、
細かい発言にも気を配った。

例えば「何か困ったことがあれば掲示板に入力してください」という場合、
「掲示板で言ってくださいね」という表現を使った。
そうすることで少しでもコミュニケーションを意識して導入することにしたという。

その結果、kintoneを導入してから利用者が20倍に増えた。
そして大幅な工数削減にもつながった。
なにより、担当者同士のコミュニケーションが増えて、業務改善提案がたくさん来るようになったという。

その中でも、担当者と病院職員と勉強会が開催されるなど、
現場レベルでの自発的行動が発生するようにもなり、
サービス全体での業務改善意識改革にもつながった。

まとめとして大切なことは以下3つだと福里さんは言う。

  1. 本質を知り、今後の展開を考える。そして自分自身が問題にどう向き合うかを意識する
  2. ギャップを知ること。作って壊すこと(聞いては作る、聞いては壊す)
  3. すべてを現場に託し、担当者自身の意見・要望のままに作る。(本質が変わらなければよし)

今後はRPAはもちろん、申込書をデジタルペーパーにしようと考えて実証実験しようとしており、まだまだkintoneを使った改善は続きそうだ。

kintoneを使っていろんなことを「やらないようにした」

登壇者

kintone hive 仙台会場代表

有限会社矢内石油
矢内 哲 氏

内容

続いて登壇したのは、
福島の中島村(人口5000人)で石油会社を経営している矢内さんだ。

小さな町でガソリンスタンドに加えて新しくリフォーム事業も始めた矢内さん。

それまでの顧客情報はすべてこれまで事業をやっていた母の頭の中にしかなく、
更に、人手不足のために2人追加で雇用した際に、トラブルが発生した。


今までは、奥様と矢内氏さん二人での情報共有だけで成り立っていたものが、
2人増えたことでコミュニケーションラインが6倍に増えた。

特に新しく始めたリフォーム事業の方は、
情報共有していないといけない場面が多々あり、
結果、情報共有が正しく行われず、お客様へご迷惑をかけてしまったり、
一緒に働く人の間での信頼関係に関わるようなトラブルも見受けられた。

この結果、矢内さんはkintoneを導入することに決めたそうだ。
その際、ポイントとしたことは【kintoneを使っていろんなことをやらないようにしたということだそう。

一般的な会社では、「暇は悪」「忙しいのが正義」という風潮があるが、
矢内さんはその発想を転換させ、暇=余裕がある からこそいい仕事ができるのではないかと訴えた。

やることは考え方次第で「無限」に増やせる
でもできることには「限界」がある
そう考えた矢内さんは、kintoneで新しく何かをやるよりも「今やっている無駄なことをやめる」という目的で
kintoneを使っているそう。

結果、30個の業務課題がアプリ化することで解消した。

まとめとして、矢内さんは
忙しいが正義、暇が悪という常識を入れ替えることから始め、
kintoneを無駄なことをやめるために活用すれば幅が広がり、業務改善につながるのではないかと締めくくった。

kintoneのグラフを使って経営判断を正確にスピーディーに!

登壇者

kintonehive名古屋会場代表
元気でんき株式会社
河口 エレキテル 氏

内容

創業からいろんなシステムを時代とともに使っては乗り換えてきた河口さん。
過去の売り上げデータを分析したところ、
年間2000案件のうちわずか1%にあたる「電気のかけつけサービス事業」が、
実は売り上げの23%を占め、利益も40%を出していたことが分かり、新規事業立ち上げの大きなヒントになった。

この事から「【分析】と【グラフ】は経営判断に使える!」と考え、
経営判断のためのグラフを見ることを目的として貯めたデータを素早く分析できるシステムを導入することとなった。

システム導入にあたり、要件は上記画像の通り。

たくさんグラフを作ったとしても、気づきを得られるグラフは30個に1個ぐらい。
なので、とにかくスピーディーに簡単にいろんなグラフが作れるようにしたかったそう。

最初に導入した某システムは、
やりたい事はなんでもできる。と説明されて契約したが、
イマイチ使いこなせずすぐに断念し、kintoneを使い始めたという。

河口さんはkintoneを導入し、活用するポイントを二つあげた。

そのうちの2つ目を紹介する。

例えば、こんなことがあったそう。
ある日、サポート対応担当のスタッフが、「問い合わせの電話が多くてすべて出れない日があるので、スタッフを増やしてほしい」と上司に申告した。

「人を増やす」ということは容易に決められることではないため、上司は悩んだ。

そこで、問合せ件数を集めたグラフを確認すると、
問合せ件数が飛びぬけて多い日が3日あった。

サポート対応担当のスタッフに話を聞くと、「毎日【出れない電話】があるわけではない。直近ではこの3日以外はすべて電話に出ることができた」と返事が返ってきた。

そこで上司は「取れない電話はとらなくてよい」と判断することにした。

この状態で人を増やしたとしても、その増やした人の分、売り上げを増加させなければいけなくなり、
結果問合せが今よりももっと増え、またすぐに人が足りない状態になる。
であれば、「今の体制で可能な範囲での電話にだけ出て、その代わり必ず丁寧な対応をするようにする」ことを重要視した。

このように、人と人との会話の中では図れない指標が
グラフを活用することで見えて来て、適切な経営判断に役立てることができると河口氏は語る。

また、元気でんきではスタッフが入力した情報を使って経営判断を行っており、その経営情報を
できるだけスタッフに開示している。
そうすることで、スタッフも「経営に参画」していることがわかるため、入力モチベーションも維持することができているのだそうだ。

ITに明るくない美容師がまさかのkintone導入!kintoneで仲間のコミュニケーションが活性化

登壇者

kintonehive大阪会場代表
Hair & Make GARO
藪 賢郎 氏

内容

こちらに関しては前回のkintonehive大阪のレポで詳しくお伝えしています!
ぜひご覧ください♪

無理だと思った短納期案件。kintoneで奇跡の実現

登壇者

kintone hive東京会場代表
株式会社星野リゾート
前田 文子 氏

内容

当初、星野リゾートでは、情報システム部門には5人しかおらず、
5人で社内のほぼすべてのシステム・ネットワークをカバーしなければいけない状態だった。
しかし、5人ではとてもカバーしきれず、圧倒的人不足に陥っていた。


そんな中、現場のマーケティング担当からの依頼を、ほんの少しの認識齟齬から、期限「3か月以内」での対応が難しくなってしまい、
「やるやる詐欺だ」といわれてしまう。

しかしその追加機能は会社にとって売上に直結するような機能であり、
会社の上層部より、「納期達成は最重要必須事項だ」と言い渡された。

その3か月での機能追加リリースを実現するために、選択したのが「kintone」であった。

kintoneを採用した結果、頼もしいベンダーの助けを借りながら、
無事奇跡的に納期を守った追加機能リリースを達成することができたそう。

kintoneを導入してからは短期間でシステムを作ったり、変更したりが可能になったため、
そのときの会社の状況・他で使っているシステムの状況に合わせて
柔軟にシステムの構成を変更していくことができるようになった。
また、少し作ってみて、違えばすぐ変更する。ということが可能なため、
kintoneは要件が不確定な要望にもマッチしていると語った。

今後も予約・決算システムはどんどんアップデートしていき、
今後は金融機関との連携も視野に入れていると前田さんは締めくくった。

まとめ

今回もどのセッションも本当にレベルが高く、勉強させてもらうことばかりでした。
来年のkintoneAWARDも楽しみです(^v^)♪

それでは最後に、各セッションの感想を述べて終わりたいと思います!
最後までお読みいただきありがとうございました♪

感想(カクイックスの福里さん)

「kintoneを使って、こうしたらもっと良くなるんじゃないかな?」と思いながらやっているkintoneユーザーの皆さん。
絶対に良くなります。皆さんが頑張ってるのに悪くなるはずがない。
一緒に会社や世界を変えていきましょう。とおっしゃっていたのが印象的で、わたしを含めkintoneを悩みながら使ってる人にとっては
とても心強い言葉だったんじゃないかなと思いました。

感想(矢内石油の矢内さん)

何といっても「やらないようにするためにkintoneで業務課題を解決する」という発想が
とても印象的でした。
また、「暇は悪ではない。時間があるからこそ品質を高めることができる」というお話しも、
個人的にとても腑に落ちた内容でした。
優勝おめでとうございます!

感想(元気でんきの河口さん)

経営者が合理的な経営をするうえで、「データ」というのは欠かせないものなんだと再実感しました。
更に、自分が入力したデータが経営判断に使われている。と実感させるために、経営の数字や情報はできるだけ開示するという点も、
入力者のモチベーションを上げるとても良い方法だなと思いました。
私は経営者ではなく、メンバー層として、
経営者層に「データを使わせる・活用してもらうデータを生成する」という点に、注力したいなと思いました。

感想(GAROの藪さん)

一緒に働く仲間同士のコミュニケーションを充実させるために
kintoneを選択した。という采配がとても素晴らしいと思いました。
また、自身が持ってるノウハウの共有や、練習結果を残すアプリなど、
kintoneを人材育成にも役立てているところが、
普段あまりITと関わり深くないであろう美容師なのにすごいなー!と思いました。

感想(星野リゾート前田さん)

そもそも情シスに配属されたばかりの頃に、大規模なシステム導入(しかも短納期)のマネジメントを任されて、
やりきる!という点が、素晴らしいなと思いました。
私も情シスなので、プレゼンの中の情シスあるあるには「確かに」とうなづくものばかりでした。
また、環境に合わせてシステムをどんどんアップデートしていく、
回転の速さも、見習うべきところだと感じました。

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かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。