kintoneのダイエットは計画的に!

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こんにちわ!かなへいです。

今日は、kintoneあるあるーなお話しです。

kintoneの最大のアピールポイントである、ファストシステム 。
つまり、プログラミング知識がなくても、PCとネットワーク環境があればいつでもどこからでも
アプリを作成・修正できる!!!

これまでのシステム開発に必要だったスキルや環境が要らなくなることから、
とてもお手軽かつ気軽にアプリを作れるようになった画期的なツール!!

なのですが・・・

その気軽さに甘えて、好き勝手にアプリを改修していたら、とんでもないことになります・・・・

kintoneを好き勝手に改修できて困ったこと

「kintoneで好き勝手にアプリを改修する」というのは、
たとえばこのようなことです。

  • 今までラジオボタンで運用していたフィールドを、ドロップダウンに変更する。ラジオボタンはそのまま。
  • 既に使っているフィールドを削除せずに、同じような用途のフィールドを追加する
  • ルックアップで行っていた「人」の登録を、ユーザー選択に変更しちゃう
  • JavaScriptをお試しで設定してそのまま

一見、どれもそんなに問題なさそうに見えるのですが、
この「設定した人」「変更した人」「追加した人」が、
退職したり、部署異動した場合、チームに残された人がkintoneのアプリをメンテナンスしなくてはいけません。

そんな時に、次にアプリを引き継ぐ人はこんな悩みが出てきます。

  • このフィールド、消していいの?
  • このJavaScriptって、どんな機能なの?本番運用されてるの?

そして、その悩みの先にあるのが

アプリにゴミフィールドがどんどん溜まっていってしまうということ・・・・・・・・・・・・・

アプリにゴミフィールドがたまっていくと困ること

アプリに不要なフィールドがたまっていくとどうなるか?
以下のようなことが懸念されます。

数によっては、kintoneのパフォーマンスに影響が出る

kintoneは、レコード数よりもフィールド数が多い方が、
レスポンス速度に影響が出やすいと聞いたことがあります。

恐らく、普通の使い方をしている分には大丈夫だとは思いますが、
塵も積もればなんとやら・・・というので、
不要なフィールドはこまめに消して、ユーザーのパフォーマンスに影響が出ないようにしましょう。

kintoneに情報を入力する人に、無駄な入力時間を消費させてしまう

入力者側は、このフィールドが必要なのか不要なのかはいちいち考えていられません。
なので、項目があれば特に深く考えずに入力してしまうものです。

もしそのアプリを使う人が100人いたとして、
その不要になった項目を入力する時間に3秒かかるとします。

全員が毎日1レコード更新するとすると、会社全体で一日に300秒 つまり 5分
365日で計算した場合、1825分 つまり 30時間 も不要フィールドを更新する時間に使っているというわけです。

30時間あれば、ほかのことできますよね。

kintoneのデータを使った分析結果に影響が生じる

kintoneのデータを使って分析する場合、
不要なフィールドに値が入っていることで、思うように結果が表示できなかったり、
正しい分析ができなくなったりします。

対策

対策としては、不要フィールドは不要と決まった時点で消してしまうのが得策ですが、
「すぐに削除するのはコワイ」「1~2か月運用してみて、問題なければ消そうかな」ということもあると思います。

そんな時は以下の方法で不要フィールドを残しておきましょう。

不要フィールドは利用者には見せない

すぐに消せない場合は、とりあえずアプリの利用者からは見えない場所に配置を変更しましょう。

そんな時に便利なのは【グループ】フィールドを一番下に追加して、
グループ内表示をOFFにすれば、
ワンクリックしないと中身が見れないので、
あえて見ようとしなければ不要フィールドが見えることはありません。

もちろん、フィールドのアクセス権の設定で、
利用者の閲覧権限を取ってしまうことも方法としてありますが、
もしJavaScriptをそのアプリにアップロードしていた場合は、
JavaScriptに影響がでないか注意が必要です。

削除のタイミングは必ず決めること

すぐに削除しなくてもよいですが、削除のタイミングは必ず決めましょう。
「2か月運用してみて何もなければ削除する」であれば、
具体的に、〇〇年〇月に削除する というのをフィールド名に追記すると便利です。

また、こんな風にラベルを使って、不要の旨や経緯を詳しく書いておくと、
消す前に担当者が変わったとしても、問題なく削除対応を行うことが出来ます。

まとめ

kintoneのフィールドの棚卸は定期的にやることをおススメします。
利用者数が多いアプリ、複数で管理しているアプリ、利用頻度が高いアプリなど、
規模が大きいアプリは特にやっておいたほうがよいです!!

棚卸しなくても、システム的には大きな影響はないとは思いますが、
運用面でかなり差が出てきます。

ぜひ参考にしてください★

番外編

kintone×ダイエットといえば、
先日のkintonehive大阪 で弊社の勇美がHackで登壇させていただいた内容も
ダイエット関連になっております。

わたしが参加した歴代kintonehiveの中で、一番大ウケだった発表(‘ω’)
まだチェックしていないよという方は是非ご覧ください。

―――――――――kintoneでお困りの方はぜひご連絡ください!!―――――――――

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かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。