災害時の安否確認をkintoneで!

Pocket

こんにちわ。かなへいです。

昨日の地震、みなさんご無事でしたでしょうか。
わたしは地震で起きました(゜゜)←フレックス勤務のゆとり世代
我が家では、ベッドの横に常に防災バッグとヘルメットを常設してるので、
即ヘルメットをかぶりました。

ちょうどもともとテレワークの予定だったので、
揺れた後は、いつも通りPC付けて自宅で業務してました。
テレワーク、やっぱり早く全社推進するべきだなーーと感じました。

さて。
そんな災害時の社員の安否確認ですが、みなさんどうしてますか?
安否確認サービスを契約するという手がありますが、
契約までにまた地震がきたら・・・
契約したけどいざというときに使いこなせなかったら・・・
と、色々とお悩みもあるかと思います。

もし、すでにkintoneを契約している方は、
kintoneで安否確認もやっちゃうことを検討してみてください!!

今日は、わたしが考えた安否確認アプリについてシェアしたいと思います(´・ω・`)

アプリの仕組み

安否確認アプリですが、
下記をポイントとして作成していきたいと思います。

  • 回答・未回答がわかるようにする
  • 上長に必要に応じて通知が飛ぶ
  • ただしレコードの閲覧可能範囲は最小限とする

有事が起こる前に準備しておくこと

アプリのフィールドを並べて作成する

回答・未回答を管理するプロセス管理を設定する

プロセス管理の通知だけでは少しわかりづらいため、通知を別途設定する

一覧を設定します。

レコードの閲覧権限を設定する

今回は、個人の連絡先が登録されるため、
上長とログインユーザーのみ閲覧可&安否確認の管理組織はすべてのレコードを閲覧可とします。

ここまで設定したらアプリは完成です。
このアプリは、テンプレート化しておくと便利だと思います!

レコードを作成しておく

アプリが出来たら次は人数分のレコードを登録しておきます。
理由としては、誰が回答済で誰が未回答なのかをすぐにわかるようにしたいため、
レコードをすでに作成しておいて、回答完了した人はプロセスを進めることで、回答状況を把握できるようにしておきます。

レコード作成方法

Cybozu.comの管理者画面を開き、ファイルへの書出しからユーザー情報を書き出します。

書き出したら、「ログイン名」以外の列はすべて削除し、「ログイン名」の列は「回答者」に変更します。

1列のままcsvを保存し、そのまま安否確認アプリへ読み込めば一括で登録が可能です!!

有事が起こった際の対応

作成した安否確認アプリのURLを周知し、回答を促がせばOKです。

たとえば

  • 普段使っているslackに投稿する
  • kintoneのポータルトップにEveryone宛てに周知する
  • 知り合いの社員同士(例えばLINE繋がってる人同士とか)でシェアしてもらう

回答者は、該当のレコードを開いて編集し、

回答するボタンを押下すればOK

回答が集まってくれば、このように回答状況を確認することが可能です。
また、連絡のやり取りをkintoneのレコードを使って行うことも出来るので、
便利ですね。

まとめ

有事の際の安否確認についての対応は、
鉄の熱いうちに叩いたほうがいいと思います!
災害が起こってすぐで、対策意識が高まっている今だからこそ、
早々に対応しておきましょう!

安全確認サービスを契約・利用開始する前のつなぎでも良いと思います。

kintoneをご契約中の方はkintoneをつかって社員の安否確認ができるんだ!ということを知ってもらえたらと思います。

※ただし、kintoneのアクセスを会社端末に制限している企業様はこの手は使えないので、ご了承ください。。

ではまた(‘ω’)

Pocket

The following two tabs change content below.
かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。