kintoneを社外の人と使いたいときに注意したいこと

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はろー。かなへいです。

今日は少し短いコンテンツです(^v^)

kintone導入を検討されているお客様からよく聞かれるのが、

「自社以外の人も関わるシステムをkintoneで実現することは可能ですか?」

という質問です。
 

例えば、

  • 発注業務など、自社と配給業者間でFAXや電話でやり取りしているのをkintone化したい。
  • 自社サービスの利用者に、契約状況や利用状況を共有するのにkintoneを使いたい。

など、様々なシーンがあると思いますが、ここでポイントとなるのが
kintoneは使う人物分のユーザーアカウントが必要ということ。

 

cybozu.comの規約上、ユーザーアカウントを複数人で共有することは禁止されているため、
必ず、利用者ごとにライセンスを契約する必要があります。

つまり、kintoneで作ろうとしているシステムに関わる
全ての人のライセンスを用意する必要がある???

その疑問に、お答えしようと思います!

kintoneで作ったシステムを他社の人と使う場合

 
例えば、
在庫管理アプリを発注業者と共有し、
在庫が少なくなったら自動的に「発注依頼通知」を送付する。

 
こういったことはkintoneで実現可能です。
ただし、その場合は発注業者にもkintoneのユーザーライセンスを取得してもらう必要があります。
 
通常だとライトコースで、スタンダードコースでかかるライセンス料ですが、
発注業者がkintoneを他に使わない場合は、通常のライセンス形態ではなく、
ゲストアカウントを購入する手があります。

ゲストアカウントとは?

ゲストアカウントとは、ある企業のkintone環境の中のゲストスペースという一角の中にだけアクセスできるアカウントです。
ゲストスペースは複数作成することができ(最大500個)、そのスペースごとにアクセス設定も可能なので、
細かくアクセス制限を施すことが可能です。

ゲストアカウントの発行は、
まずkintoneの環境を保有している企業がゲストアカウントを購入し、
自社のkintoneへのアクセスが必要な方に振り分けるようになっています。

ゲストアカウントは通常のアカウントより少しお安くなっているので、
通常のアカウントを導入するよりはまだ現実的な策なのではないでしょうか。

▼(参考)kintoneユーザーライセンスについて

ただし、ゲストスペースを使う場合は、その中にどういうアプリを格納するか等、
設計をしっかりしてから運用開始されることをおススメします。
後からアプリを別のスペースに移動させたい!となった場合、
色々問題が発生するので要注意です!

▼(参考)kintoneスペース内にアプリを作ったことでハマった罠

kintoneの中に格納されているデータを、他社の人に共有する

kintone内での承認処理やデータの登録処理等をせず、閲覧のみ他社の人にも可とする場合は、
アカウントを新しく購入する方法以外に、kViewerを契約するという手があります。

kViewerとは?

サイボウズスタートアップス社が提供している、「kintoneのデータを外部に公開するためのツール」です。

このツールを使えば、kintoneアカウントを所持していないユーザーにも、kintoneのデータを公開することが出来ます。
そのうえ、表示させるデータを絞り込んだ状態でいくつもビューが作成できるので、
公開したい相手が少数の場合か、もしくは大多数に同じ情報を公開する場合には適していると思います!
 

例えば、
A社、B社、C社 にそれぞれの会社に関する契約情報を共有する場合はkviewerで3つのビューを作成し、それぞれの会社に合わせたビューを共有すればOK!

もしくは、
A社、B社、C社に自社の在庫管理アプリを特に絞り込み等ナシで共有する場合は、kviewerで1つのビューを作成し、3社に同じビューを共有すればOK!
 

ただし、この共有先が増え、それぞれの会社に関する契約情報を共有する場合は、
その分だけビューを作成する必要があるので注意です(`・ω・´)ゞ

まとめ

kintoneを複数社で利用しようとした場合、アカウント料がその人数分かかってくるということには注意が必要です。

ただし、そんなkintoneの弱点をうまくカバーするサービスがあります。

上手く連携ツールや連携サービスを使いこなして、
kintoneを無駄なく使いましょう(^v^)

―――――――――kintoneでお困りの方はぜひご連絡ください!!―――――――――

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かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。