kintonehive osaka vol.7 かなへいレポ☆

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おはやっぷー。一ノ瀬トキヤの嫁:かなへいだよ。

令和になって初のブログ!(正直に言うと放置していました♪)

こないだ、kintonehive osaka vol.7に参加してきたので、
事例紹介のレポをするよー!
※Hackのレポはイケメン情シスいさみちゃんがレポするのでお待ちを!

今回の司会は伊佐さんではなく玉田さんでした!

相変わらず、イケメンですなー(´・ω・`)と思いながら見てました。

社長のポケットは宝の山

登壇者

▼スピーカー
株式会社高正工務店
本部長​
西垣 勝貴​ 氏

内容

トップバッターは、高正工務店の西垣さん

西垣さんが入社された当初は、
裏紙にTODOリストがあり、社長の携帯が顧客リストとなっている圧倒的な情報属人化状態だった。

そんな工務店業務をシステム化しようと採用したのがkintoneだったそう。

ポイントは以下3点。

  • 使いながら改善できる
  • 費用の負担が少ない
  • スマホでもPCでも使える

そうしてkintone化を行った矢先、台風の影響で3日間で90件もの問い合わせが殺到した。
しかし、内容をすべてkintoneに登録し、共有・優先度の仕分けがうまくいったおかげで
乗り切ることができ、更には次の顧客へとつながった案件もあったそう。

kintoneで工夫している点は、

  • なるべく一つのページに情報を集約する
  • また、ビューを活用して情報を見やすくする

また、帳票の出力にプリントクリエイターを活用するなど、
便利な機能や外部連携システムをうまく使ってkintoneを使いやすくしている。

社長のポケットの中にあった、顧客情報やTODOリストを取り出すことで、
社員数と売上が当初の3倍まで上昇した。

その取り出した先の入れ場所として、kintoneは最適だったと西垣さんは締めくくった。

かなへいの感想

顧客情報やTODOリストって、属人化するともったいないですよね。
弊社では顧客情報はSansan&kintoneで管理、TODOリスト(タスク管理)はBackLogで管理しています。
ポケットの中でなくても、自分のPCの中、メモ帳の中にしまっている人も多いはず。
kintoneで共有を実現することで顧客満足度にも繋がり、社員数も増加したというとても良い事例だと思いました!

バラバラの組織をkintoneプラットフォームで「一枚岩」にする

登壇者

▼スピーカー
バンドー化学株式会社​
経営企画部 主事
小林 義正 氏

内容

小林さんがkintone導入を検討したのは、2017年に販売会社が全国統合を果たしたのがきっかけだった。
16社あった販売会社を1社に統一したはいいものの、仕事のやり方・フォーマット等は15年前から変わっていなかった。
そこで、営業企画タスクチームを発足し、待ちの営業から攻めの営業へと生まれ変わる一つの手段として、
SFAツールを導入することを決め、採用したのがkintoneだった。

kintoneにした理由はこの2点が決め手だったそう。

  • コストが安い!
  • プラグインや連携サービスで機能拡張が可能

kintone導入してからはファンを増やすため布教活動を行い、
より良く使ってもらいやすいアプリを目指した。

まずは【日常的に行っていた週報・レポート関連の業務を楽にする】目的で推進した結果、
ベテランは便利になったと答え(週報関連の業務負荷が高かった)、
若手は仕事が増えたと感じているという結果が見えた。

また、実は普段業務で使うアプリ(見積書関連のアプリ)が一番使われていることがわかった。
そのため、次は見積書管理アプリの改善を優先度を上げて取り組み、更に業務効率化を加速させている。

kintoneを導入して試行錯誤した結果、こんな良い効果が生まれた。と締めくくった。

  • ITリテラシーの底上げ(kintone化するという動詞ができた)
  • 「普段遣い」のアプリを増やすことで楽になるプロセスを確立できた

かなへいの感想

kintoneに限らず、システムを導入することで特定の人は楽になって、
特定の人は逆に負荷がかかってしまうというのはあるあるですよね。
そんな中、「kintone化する」という動詞ができたという点がとても良いな!と思いました。
弊社でもその動詞あるー!!って聞きながら勝手に共感してしまいました^^

kintoneに情報を貯めることで実現する、経験差のフラット化

登壇者

▼スピーカー
株式会社ドリームラボ​
クリエイティブチーム Webプロデューサー
塩崎 隆裕 氏​​

内容

ドリームラボでは、飲食・パティシエ専門の人材紹介業をおこなっている。
具体的には、パティシエとして働きたい人と、パティシエを採用したいオーナーの間に入って、その2者をつなぐ役割を担っているそう。

当初社長・営業2人・事務の少人数に塩崎さんが加わり、
少人数に陥りがちな 情報過多・属人管理 という問題が発生していた。

営業一人が抱える案件数は200件以上あり、更に 求職者情報と取引先情報は別管理となっていた。
→ 求職者.xls 取引先.xls

「xすらついてないんですよ!という塩崎さんのコメントに、わたしと隣のいさみちゃんは ふふっ(わかるわー)」

一度はSalesForceを導入してみたが、うまく行かなかった背景もあり、
どうしたものか悩んでいたところ、転機が訪れた。

新人が入社し、業界知識のあるベテランと経験がない新人の経験差を埋めるための
事例・情報がすべて各営業の頭の中にしかない状態であることに気づいたのだ。

情報を蓄積し、検索し、共有することが急務だと感じた塩崎さんは、
kintoneでその役割を担うことができると思い、導入をスタートした。

導入するにあたり、アプリ間のリレーション設計をしっかりとしたそう。
ここをちゃんとやるか・やらないかで後々のアプリの運用が大きく変わるのは、
エンジニアならよーーーくわかってるポイント!

それぞれのアプリが「別物」ではなく、できるだけ「同じもの」に見えるよう、
アクションボタンや関連レコードなどを駆使して、「使いやすいアプリ」にすることに注力した。

また、コメント機能を使ってコミュニケーションの証跡を残すことで、
後からの確認が簡単にできるようにしているという。

その他にも、「かゆいところに手が届かない」場所には、gusukuCustomineを活用し、
基幹部分に関してはプログラミングをしないようにした結果、開発期間は なんと驚異の約1.5ヶ月!!

kintoneを導入して、情報管理を徹底した結果、
Excel時代から比べて以下のような実績を残すことができていると語った。

かなへいの感想

塩崎さんはエンジニアだったので、わたしも共感する部分は多くありました。特に最初のアプリ設計のところ。
わたしも2つ以上のアプリが紐づくシステムを作成するときは、
全体設計の図示を必ず行うようにしています。そうすることで、後からアプリを修正したいときに確認すれば、
どこにどんな影響が出るのかわかりやすくなるし、別の人にアプリの管理を引き継ぐってときにもとても便利です。

楽する(ために努力する)ことは悪ではない。

登壇者

▼スピーカー
医療法人清水会 京都リハビリテーション病院
地域医療連携室 室長補佐 ​
瀧村 孝一​ 氏​

内容

瀧村さんが務める、京都リハビリテーション病院では、
回復期(急性期を過ぎた)患者さんを他の病院から受け入れることが多く、
自身で患者さんを増やすことができないという特徴があった。
さらに、現在回復期の患者さん用のベッドは全国的に増加中で、
他の院に患者さんを取られてしまわないよう、差別化を図る必要があった。

従来はExcelで受け入れについて管理していたが、
申込みから入院までの日数が長いとその分他院に患者さんが流れる要因となるため、
できるだけ早く受け入れ対応を行う必要があるが、
Excelはパッと見て、必要な情報だけを視認するのが難しい。
そのため、視認しやすく、共有の工程が省け、印刷の手間も省きたい。
という要望を叶えるため、kintoneを採用することに決めた。

kintoneを導入した瀧村さんは、
「移行するだけだと、ただExcelがkintoneになっただけだ」と考え、
より良いアプリにするために無料のプラグインを駆使してカスタマイズをおこなった。

一覧をひと目見て、情報が視認できるようにするために条件書式プラグインを適用してみたり、
エクセルライクに一覧画面を編集できるよう、一覧画面編集プラグインを適用してみたり、
PDFプレビュープラグインを適用して、ローカルにPDFデータを保存させないようにしたり。

様々な工夫を凝らして、良いアプリにどんどんバージョンアップしていったそう。

しかし、その結果

「そんな次々に新しい機能入れないで」
「やっと使えるようになったと思ったのに変わってる!」

など、クレームが入るように・・・。
自己満足のカスタマイズになってしまっていたと瀧村さんは振り返る。

そこで、瀧村さんは「みんなが使いやすいアプリ」に考え方をシフトし、
現場の意見を聞きながら、更にkintoneアプリのアップデートを進めた。

ログインユーザごとに一覧を変える、ログインユーザー連動プラグインを適応したり、
gusukuCustomineを使って、作業工程を短縮したり
kintoneの使い方がわからないという人のために、
kintone Q&Aアプリを作って、使用方法の回答やノウハウを貯める場所を提供するなど
様々な工夫を重ねた。

ときにはzoomを利用して自社向けにkintoneの勉強会を開催することもあったそう。

「社員は楽をしてkintoneに苦労してもらう」
「楽をすることは、悪ではない」

そんな考えをモットーに、今後もkintoneをどんどん活用していきたいと振り返った。

かなへいの感想

ログインユーザー毎にファーストビューを切り替えるのは「うちでもやりたい!!!」って思いました。
kintoneってプラグイン入れたらどんどん便利になっていくから、つい楽しくて「あれも」「これも」ってアプデしちゃうあるある。ユーザが便利だと思うかをコンセプトにユーザの求めるものをヒアリングして、
kintoneに反映していくという姿勢にとても共感しました。
本戦も、関西代表として頑張ってくださいね!きっと優勝間違いなし(^ν^)

地方のIT推進をkintoneで!kintoneで伊勢を元気にする話

登壇者

▼スピーカー
株式会社コムデック
クラウド事業部
生田 智之 氏

内容

最後に登壇されたのは、伊勢のITコンサルティング 生田さん。

コムデックが有る伊勢市は、キラキラ観光地かと思いきや、
実はそれは一部だけで、実際はかなりローカル感あふれるところだそう。
高齢化人材不足で、情報・コミュニケーションもアナログ。
そんな伊勢を含む地方をITで元気にするをモットーに事業を展開している。

そんな中コムデックでは、スタッフ個々の個人最適を重視し、
ある人はEvernoteに、ある人はExcelで管理しており、顧客管理と情報共有がうまくできていなかった。

顧客管理を徹底し、スタッフと顧客の間に発生するすべての活動・情報のデータ化
そして誰もがその情報を活用できるようにすることが「お客様のためになる」と考え、
kintoneに情報を持っていくことを決めた。

たくさんあったExcelファイルやEvernoteをkintone化し、
ルックアップや関連レコードを駆使して顧客情報を1ページに集約し、使いやすい・見やすいアプリにすることにこだわった。

また、あるチームではKANBAN型(ポストイット)を使って、タスク管理を行っていたが、
それもKANBANプラグインを導入したkintoneで実現した。
なんと、タッチパネル付きのディスプレイを利用し、
タッチペンを使うことで、ポストイットを移動させるように、kintone上のレコードの移動を実現していた。

その結果、顧客からは
「対応はやいですね!」「御社みたいなIT活用、どうしたらできますか?」などの声が上がるようになった。

生田さんは、kintoneを社内で使うに当たり、ルールを決めている。

まず1つ目は 今すぐ登録する ということ。
記録したなら忘れてOK
記憶よりも記録することで、結果的にチームでの仕事が捗るようになるという。

2つ目は 脱検索 脱一覧表示 ということ。
「探す」という行為は仕事ではない。
これは書類や、道具やデータ、全てに言えることなので、
よく使う情報はすぐにゲットできるようにショートカットやグラフからアクセスする習慣をつけているそう。

現在は、仕事に必要な情報がkintoneに一元管理されている状態まで完成した。
今後目指すところは、kintoneのグラフや表から状況を把握し、
正確な意思決定の指標としてkintoneのデータを活用すること、
また、指針/指標として活用することを目標に、更にkintoneの活用を深めていきたいと締めくくった。

かなへいの感想

kintoneじゃ無理なんじゃ?と思われるような、KANBAN型のタスク管理を、タッチペンとタッチディスプレイを使って実現しているのは驚きでした! 
確かにあれなら、ポストイットあるあるの「模造紙邪魔問題」「ポストイット剥がれる問題」が
全部解消されるし、どんな課題が解消したかを後から見ることができるのでとてもいい!!!!
タッチディスプレイ(しかもまあまあ大きめ)って、いくら位するんだろうな。情シスでも使いたいな・・・と思いました。

かなへい的まとめ

今回の事例で多かったのは、ズバリ! 「情報管理」だなーと感じました。

その中でも「顧客情報」の大切さを語っているプレゼンが多かったように思いました。
弊社も一番最初にkintone化したのは、「顧客情報」と「案件情報」でした。

でも、顧客情報って意外とないがしろにされるケースもあって、
(例えば、人事異動していて登録してある情報がもう古かったり、重複登録が合ったり、重複登録と思いきや同姓同名だったり)
この辺をキレイに管理するのって、簡単そうに見えて実は難しいんですよね。

kintoneを使えば、氏名・電話番号・メールアドレスなんかで一意にすることもできるし、
比較的顧客管理にはマッチしたサービスなんじゃないかなーと思いました。sansanとも連携できるしね!

hiveに来て毎回思うのが、みんなkintone好きだなーということ。
好きじゃなかったら、あれこれ試行錯誤したりチャレンジしたりしないですよね。
たくさんの人に好かれる魅力的なサービスなんだと改めて感じました。

そして、毎年進化してってる!ということ。
特に今回はほとんどのプレゼンで「gusukuCustomine」という単語が出ました。
去年の今頃って、確かなかったんですよ(確か)
たった1年で、便利な連携サービスやプラグインが新しく誕生していってる。
まだまだkintone界隈の賑わいは加速中ですねー!

かなへいは久々にkintoneのイベントに参加できたのでとても楽しかったです♪

ふと思ったのが、告知とかで「どんなことを話すか」がアピールされてれば
もっと「行きたい!」「これ聞きたい!」って思う人が増えるんじゃないかなー。ということ。

漫画とかドラマも、次の内容がほんの少しでも明かされてたほうが、興味そそられるじゃないですか♪

この登壇者がどんな内容の事例紹介をするのか?が事前にわかってると
もっと深い気付きが得られるんじゃないかなと思いました!
(hiveへ参加したい!って上司へ交渉するときに「この人のこの話が聞きたいねん!」って言えるとめっちゃ助かる!!!)

そんなこんなで、長くなりましたがかなへいのレポはおわりー(^ν^)

冒頭でもお伝えしたとおり、Hackのレポはいさみちゃんが筆を取ります。
お楽しみにね♪♪

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かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。