kintone検索の工夫(全体検索・スペース内検索編)

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おひさしぶりですー!
ロングヘアをショートにしたかなへいです(‘ω’)

さてみなさん。
kintoneでの「検索」、上手くできていますか??
探したいデータを、すぐに検索できていますか?
アプリ内検索、スペース検索、全体検索、アプリの中でのデータの絞り込み
など、じつはkintoneには検索機能がたくさんあります。

しかし!!!!
意外と使いこなせていないという方が多いと思います。
事実、わたしもkintoneを使い始めてもうすぐ2年になりますが、
いまだに検索に苦労することが多いです。

そこで!わたしが実践している検索のコツを
2回に分けてご紹介したいと思います!

 

全体検索

まず全体検索はどういうときに使うのが効果的か?をご紹介します。
わたしは主に、アプリ自体を検索する時に活用しています。
「アプリが増えすぎて、どのスペースにあるのかわからない。」
「欲しいアプリを見に行くのに多い時には4回くらいクリックしないといけない」
そんな声をよく聞きます。

特に弊社のような200人規模の会社が1つのサブドメインのkintoneを全社で使おうとすると
「このアプリはどの部門の管理か?」
「この5つのアプリはこの部門だけ閲覧可能にする。」
など、部単位で管理を行うために、スペースを使うことが多いです。

そうすると、どのスペースにどのアプリを格納したか、
わからなくなり、久々に使うアプリがどこにあったか、探すところから始まるということになります。

そんな時におススメするのが、全体検索です。

こんな風に、ここにアプリ名の1部を入れるとサジェストしてくれ、
探す必要なくスムーズにアプリへ遷移することが出来ます。
ただし。アプリ名の1部だけでもいいんで覚えておくことは必須です。

こんな風に、意外と便利な全体検索。
実は、レコードも検索することが出来ます。

BUT!

例えば、全体検索の画面にこんな風に検索ワードを打ち込み、
さらに表示で検索結果を見ます。
すると、

モザイクばかりで見づらいですが、
「神戸」とつくレコードが全アプリの中からわんさかでてきます(ΦωΦ)イミナシ

特に弊社は、kintoneで顧客管理や案件管理をやっていて、さらに社名に「神戸」とつくので
もはやすべてのレコードが表示されているんではないか?というくらい出てきます。

更に、1つのレコードの別項目に「神戸」という単語が入っていたら、
その数だけ候補として登場してしまうんです。
親切なのか不親切なのか。。

なので、わたしは
全体検索は
・アプリの検索
・ユーザーの検索
・スペースの検索
に活用するようにしています。

スペース内検索

スペースをどういう使い方をしているか?にもよりますが、
弊社には案件管理をしているスペース、経費申請管理をしているスペースなどがあります。
例えば経費申請管理であれば、
・旅費申請アプリ
・経費申請アプリ
・レクリエーション活動申請アプリなど、
経費申請に関わる種別ごとにアプリ分けされて格納されています。
※申請毎に必要な項目が違ったりするので、弊社は別アプリです。

スペース内検索は、先ほど紹介した全体検索の範囲をスペース内にまとめたものです。
例えば、経費申請管理スペースで「武富」と検索してみましょう。

すると、今まで私が経費として申請したものがすべて見ることが出来ます。

同じように、案件管理のスペースで「武富」と検索すると、
わたしが今まで関わった案件やお客様情報がざっと検索されてきます。

また、候補が多くて大変な場合は、
ある程度であれば作成日で絞り込むことが出来ます。
(例:今年申請した経費)
※ただし!CSV出力等は使えないので、あくまでもkintone上で確認したいとき用になります(´ー`)

わたしはこんな感じで全体検索とスペース内検索の使い分けをしています。

検索について全て紹介すると長くなるので、
今回はこの2つをご紹介しました。

次回はアプリ内検索と、アプリ内でできる絞り込みのコツについてご紹介したいと思います。
よく使われる機能なだけに、次回は必見ですよ!!(´◉◞౪◟◉)

またね(‘ω’)ノ

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武富佳菜
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。社内のデータを活用して経営に役立てる業務を担当。また、kintoneの社内浸透も担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。