kintoneスペース内検索の罠

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こんにちは。かなへいです。

今日は、めっちゃ最近起こった出来事を紹介したいと思います。

みなさん、kintone内での検索はどのように行っていますか?
すでに下記記事で紹介した通り、kintoneの検索はいろんな方法があります。


今日は、その中の「スペース内検索」を行う際にハマった罠についてご紹介します。

罠にハマったきっかけ

弊社では、社員が使用している下記のようなリソースをkintoneの1つのスペース内でアプリ分けして管理しています。

イメージはこんな感じです。

ほとんどリソースが、このスペース内で管理されています。
例を挙げると、下記ブログに記載したようなPC台帳などです。

各リソースには必ず「管理者」というものを設定しています。

以前まで管理者はルックアップフィールドで作成していたのですが、
最近台帳を移行した際に、ユーザー選択へ変更しました。

弊社では退職者が発生した場合、現在退職者が管理しているリソースについて、
管理者変更を促しているのですが、そこで罠にかかりました。。

スペース内検索で「武富」と検索し、武富が管理しているリソースを洗い出そうとした際、

あれ???

武富が管理しているPCがヒットしない・・・・

レコードは確かにあります。

でも、検索結果に出てきません。

スペース内検索の仕様

おかしいなー。と思い、サイボウズのヘルプを再確認したところ、下記を発見しました。

ユーザー選択が対象外・・・・だ・・・と・・・?

まじかーーーーーーーーーーーー!!!!

そういえば、前にも同じように仕様を調べて「そうなのー?」となった記憶がかすかにありますが
完全に忘れていた仕様でした。

ユーザー選択が検索対象にならないのって、めちゃめちゃ不便じゃないですか??

対処法

今のところわたしが思いつく対処法は以下です。

  • ユーザー選択の値が変更されるイベントを拾って、別の文字列一行フィールドにユーザー名をコピー
  • 管理者に退職者が入っているレコードはあるかどうかのバッチを作成する
  • 情報検索プラグインを使って、各アプリ毎に一覧画面で検索(めんどくさい)
  • ユーザー選択からルックアップへ戻す(アプリの設定は、ログインユーザーが管理者となっているレコードのみ閲覧可としているため非現実的ではある)

なので、1番目のJS作成もしくは2番目のバッチ作成にさっそく取り掛かろうと思います。。。

他にいい方法が思いつく方はぜひコメントしてくださいm(__)m

また、アプリ内検索でもユーザー選択は検索対象外なんですが、
弊社で提供中の「情報検索プラグイン」なら、ユーザー選択の項目も対象となっていますよ♪
気になる方はぜひお問い合わせください!

―――――――――kintoneでお困りの方はぜひご連絡ください!!―――――――――

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かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。