kintoneスペース内にアプリを作ったことでハマった罠

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こんにちわ!!
かなへいです(‘ω’)

 

今日は、kintoneのスペースを使うときにちょっと困った失敗談を書きたいと思います。
(ちょっと長いよ(´・ω・`))

スペースを使ってアプリを管理する

スペースの使い方

 

みなさんkintoneの「スペース」使ってますか??

 

 

おそらく、kintoneを何人で使ってるか?によって
スペースの使い方や要否が決まってくると思いますが、
KDLの場合は、全社(200人規模)で1つのサブドメインを使っているので、
部門ごとや用途ごとにスペースを区切って、スペース単位で権限設定しています。
そして、各部門で使うアプリはその中で作成してもらっています。

 

例えば
開発部スペース(開発部だけ閲覧可能)
人事部スペース(人事部だけ閲覧可能)
情シススペース(情シスだけ閲覧可能)
案件管理スペース(プロジェクトにかかわる人なら閲覧可能)
全社スペース(全員閲覧可能)

みたいな感じで。

 

スペース単位でアプリ管理を行うメリット

スペース単位でアプリを管理するメリットは、
なんといっても、「権限設定を、1つ1つのアプリでやらなくていい」というところです。

 

kintoneのアプリってお手軽にスピーディーに作れる分、
「あ!権限設定し忘れた!」ということが結構あるんです。
特に人事部や経理部は部外秘の情報を多く握ってるので、
できればこんなミスはしたくないですよね。

 

そんな時に、スペース単位で権限設定をしておけば、
その中に配置するアプリの権限で閲覧可能となっていても、
スペースが閲覧禁止となっていればそのアプリは見えなくなります。

 

あとは、ある程度どこにどんなアプリがあるか
スペースで分けているとわかりやすくなるのもメリットとしてあります。
※その代わり、スペースの定義をキチンと決めておく必要アリです

スペース間のアプリの移動

移動を行う際の障壁

 

こんな風にスペース単位でアプリを格納していたんですが、
事件がおこりました。

 

「情シススペースで管理していたパソコン管理台帳やデバイス管理台帳などを
全員が見えるスペースに移動したい。」

 

となったのです!

 

理由は、年に1度、社員が持っているデバイスの棚卸を行うんですが、
kintoneなら更新履歴も残るし、見せたくないフィールドは権限制限すれば見られないから
管理台帳を利用者に直接更新してもらえれば、手間が減るんじゃないか!?と考えたからでした。

 

そこで困ったのが、アプリの閲覧権限です。

 

今パソコン管理台帳は「情シススペース(情シスメンバーだけしか見えないところ)」にあります。
これを、利用者に直接更新してもらえるようにするには

 

①全社用スペースにアプリを再利用してパソコン管理台帳2を作成し、データをcsvで入れる
②情シススペースを公開し、アプリ単位で権限設定を忘れないようにする

 

この2択でした。
(わたしが思いついたのはこの2つなので、他にいいやり方があればぜひ!!教えてください!!)

 

①を選んだ場合、確かにアプリを移動できるんですが、
そもそも全く同じアプリをお引越し♪というわけではないので
アプリIDも変わるのでURLも変わってしまうし
変更履歴や登録者・更新者を移行することはできないなど、
いいことばかりではありません。

 

②を選んだ場合、同じアプリを「見れるようにする」だけなので、
アプリ自体のお引越しなども必要なくなります。
しかし、「情シススペース」にある
他の”情シス以外には見せたくないアプリ”の権限を
全て手で付け直す必要があります。
そして、スペースを公開した後も、
アプリを追加するごとに権限に注意を払わないといけなくなります。

 

解決方法と今後気を付けるべきこと

この2択でだいぶ迷いました。
履歴は消したくない。
でも、各アプリの権限付与のハードルをあげるのも嫌

 

話し合った結果、
今のアプリはアーカイブとして、情シススペースに残しておき、
後は①の方法で新しくアプリを作成して全社スペースで運用していきましょう。
となりました。
今度から、アプリを作るときには
「このアプリは全社公開する可能性あるかどうか?」を基準に、
なければ部門スペース内へ、あれば権限を制限して全社スペース内へ作るようにしましょう。
ととても勉強になった失敗(?)でした。

 

みなさんも、スペース内にアプリを作るときは、
「このアプリはこのスペースを見れる人以外に公開する可能性はあるか?!?!」
必ず考えてからアプリを作るようにしてくださいね!!!!

コツさえつかめば、スペース内管理は、
大勢でkintoneを使う上で、とても便利なんですよ!

それでは!また次回
グッバイサンキュー(‘ω’)

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武富佳菜
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ移動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。