kintoneで簡単ワークフロー★(プロセス管理)

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こんにちは!かなへいだよ。

今日は、よく質問をいただく、「kintoneでワークフローを作る方法」をご紹介します!!

意外とわかりづらいワークフローの設定方法!
この記事を見ると、きっと習得できること間違いなしです(‘ω’)
ぜひ最後までご覧くださいね。

ワークフローとは

ワークフローとは、いわゆる、次の人に処理を回わすことです。

よく、会社の中で行われる、
紙を回してハンコを押したらまた次の担当者に回す。
こういった流れのことをワークフローと呼び、kintoneではそのワークフローがkintone上で完結できるようになっています。

実際に設定してみる

kintoneでワークフローを設定する前に、必ずワークフローの全体像を紙に書き出すことが大事です。
プロセスの全貌を可視化せずにkintoneにプロセスを設定しようとすると、
どこかで必ずわからなくなってしまうので、
初心者の方は必ず先にワークフロー設計図を紙にアウトプットしてください。

先ほどの、ワークフローとは?の図に習って、
設定したいワークフローを書き出してみましょう。

この時点で、ワークフローがきちんと回るようになっているか、確認することが大切です。
→例えば、下記のような点を要確認です。

  • 承認はいいけど却下したい場合はどうするの?
  • 承認者は一人?それとも複数名?

例えばこんなかんじ♪

kintoneでの設定画面の説明

ワークフローが紙上で設計出来たら、実際のkintoneの画面に設定を加えていきます。

ワークフローをkintone上で設定するには、【プロセス管理】という機能を使います。

ここから、プロセス管理設定画面を詳しく解説していきます。

こちらが、プロセス管理画面の全体像です。

大きく3つの設定項目に分かれており、この3つの設定がすべて完了すると、プロセス管理(ワークフロー機能)が使えるようになります。

それでは細かく説明していきましょう。
まずは②の設定からです。

②では、ワークフローに設定するステータスを一括で登録します。
ステータスというのは、先ほどワークフローの図で言うところの黄色のバーの箇所になります。

既に考えてるステータス名を、うえから順番に入力していくだけでOKです。

続いて③で実際のワークフローの設定を行います。
ワークフローは1行に1つの処理を記述し、それを何行も下に繋げることで設定していきます。

1つの処理というのが、さきほどのワークフローの図で言うところの、
申請が回ってきて、ボタンを押下して次のステータスに移るまでの間の事を指します。

では、その1行をどのように設定するのかというと、こちらです。

つまり、先ほどの図をkintoneのワークフローで設定すると全部でこうなります。




まとめ

kintoneのプロセス管理は、ひとりで学習しようと思うと、
意外とコツをつかむのに時間がかかったり、うまくいかなかったりします。

最初のワークフローの設計図だけ、きちんと自分で書くことが出来れば、
あとは、それに合わせて設定していくだけなので、焦ってkintoneの画面に入力せず、まずは自分の頭の中を整理してからkintone化するようにすると上手くいきますよ!

―――――――――kintoneでお困りの方はぜひご連絡ください!!―――――――――

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かなへい
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。非エンジニアで売り出し中の中まさかのkintoneを持ったまま情シスへ異動。kintoneの推進を社内・外問わず担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。