KDLがSansanを導入してkintoneと連携した話

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こんにちわー(‘ω’)
毎度おなじみかなへいです。

実はKDLでは4月末からSansanを導入しまして、
それまでkintoneで行っていた顧客管理をSansanに移行し、
Sansan(顧客管理)×kintone(案件管理)の運用がようやく軌道に乗ってきたところです。

そこで、今回はKDLがSansanを導入してkintoneと連携した話をお届けしたいと思います。

現在kintoneを使われている方で、今後Sansanを導入しようか迷われている方は必見です!

Sansan導入の決め手

kintoneに顧客情報を貯めていっていたんですが、
やはり手入力。いくらkintoneが便利だとはいえ、
もらった名刺をすべて手入力するのは大変。
どうしても、名刺登録の数が増えませんでした。

そこで、顧客情報をきちんとデータ化して、経営に活用したい!という思いから
Sansanを導入しました。

SansanのIDの仕様

弊社は案件情報はkintoneで管理しているので、
Sansan導入にあたり一番意識したのは、kintoneとSansanって連携うまくいくのか?というところです。

そこで、ポイントになってくるのがSansan側で持ってるIDですよね。
SansanのIDをkintoneにも持ってればとりあえず大丈夫だろうという安心感w

Sansanには名刺ID、会社ID、人物IDの3種類があります。

名刺ID:スキャンされる名刺単位で付与されるID
会社ID:所属する会社単位で付与されるID
人物ID:人物単位で付与されるID

この3つのIDがあるんですが、簡単に書くとこんな感じです↓

Sansanとkintoneの連携

Sansanとkintoneの連携で困ったことは、、
Sansanに顧客データ、kintoneに案件データ、
じゃあこの間のデータ連携は自由にできるのか?ということです。

 

kintone×Sansan連携プラグイン「Sansan for kintoneでSansan⇒kintoneへデータは移せても、
『kintone⇒Sansanへ自由にデータを移して表示させることは難しい』
という回答をサポートからいただいたので、
今までkintoneで運用していたアプリの作りを若干変える必要がありました。

 

今までのkintoneでの顧客管理は、
会社情報を登録する「カスタマアプリ」と
人物情報を登録する「パーソンアプリ」に分けており、
パーソンアプリに人物を登録する時は、
カスタマアプリから会社名をルックアップして登録していました。

こうして、カスタマアプリに関連レコードを追加して、
この会社に所属するパーソン や、 この会社に関係する案件情報などを
串刺して閲覧できるようにしていました。

Sansan導入のためにkintoneアプリの構成を変更Before&After!

Sansanのデータは人物と会社で分割してkintoneへ連携することは、
Sansan for kintoneプラグインでは難しく、どうしてもどこかで手作業が発生してしまいます。
更に、kintone側で例えば人物の役職を変更した場合、
Sansan側へ自動連携して更新しようと思えば、連携バッチを組む必要があります。

そこまでやって、Sansanとkintoneのデータを常に一致させるのは大変ですよね(´ー`)。。

そこで、今まで使っていたkintoneアプリの構造を見直すことにしました!

  • カスタマアプリを廃止して、パーソンアプリを顧客情報アプリと改め、基本顧客情報は1つで管理する。
  • kintoneへは、案件情報に登録する人物のみSansanからプラグインを使ってコピーして登録する。
  • 名刺交換したけど、案件にならなかった人の情報は、kintoneへは持ってこない。
  • kintoneへコピーする情報は、氏名やメールアドレスなどの変更される可能性の低い情報のみ
  • 役職や所属、住所など、変更がある可能性が高い情報はkintoneでは持たない。
  • kintoneの各レコードに、SansanへのリンクをJavaScriptで用意しいつでもSansanを見れるようにする。
  • kintoneの顧客データメンテナンスは基本行わない。
  • kintoneからSansanへのデータ移動はナシ!
  • あくまでもSansanが正とする。気になる人は自分で取得ボタンを押してSansanから最新情報を取る。

こんな感じで整理して、Sansan運用を開始しました!!

運用開始時には、例によって使い方説明会を実施し、
できるだけ運用開始前と開始後のギャップがないように努めました。

おわりに

今回Sansan導入にあたって、
青竹のふしの青山様と某企業所属の松田様に大変お世話になりました。

お2人にアドバイスされたんですが、
こういうシステム連携はどうしても難しく考えがちで、
「絶対に二つのシステムはデータが整合性保ってないとダメ!」と
がんじがらめになりがちなんですが、
もう少し軽く考えて、どちらかを「正」と決めてしまえば、
片方のデータがおかしい場合は「各自で正の方みて、気になる場合は直してね。」でいいんです!
Sansanを導入したことで、名刺入力数はこれからどんどん上がっていき、
今後の弊社のマーケティングにも名刺が大いに活用できそうです!
皆さまもkintone使っていて、Sansan導入をご検討される方は、
難しく考えず、めんどくさくないやり方で上手く導入してくださいね^^;!!

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武富佳菜
2014年に神戸デジタル・ラボに入社した若手メンバー。ニックネーム:かなへい。文系出身。社内1番のkintoneマスター!kintoneのイベントにちょこちょこ出没する、肉食系女子。社内のデータを活用して経営に役立てる業務を担当。また、kintoneの社内浸透も担当中。好きな食べ物、オムライスとマカロンとチョコレート。趣味はハムスターの動画収集。